Comment valider ou refuser une demande d'adhésion ?

Les demandes d’adhésion se traitent dans Gérer le club > Membres > la saison concernée, onglet En cours. Touchez une demande, vérifiez les informations et le paiement, puis appuyez sur Valider la demande ou Refuser la demande. Le membre est prévenu par notification et par email.

Cette page est accessible aux gestionnaires du club et aux gestionnaires d’adhésion, qui reçoivent aussi une notification et un email à chaque nouvelle demande.

Ouvrir la liste des membres d’une saison

1. Depuis la page d’accueil du club, appuyez sur Gérer le club.
2. Dans la section Membres, touchez la ligne Membres de la saison voulue (ses dates sont indiquées en dessous). Vous pouvez aussi toucher la tuile Membres du tableau de bord.

La page comporte trois onglets, avec leur nombre de personnes :

• En cours : les demandes en attente de validation ;
• Valides : les adhésions validées ;
• Pas à jour : les membres du club qui ne sont pas inscrits sur cette saison.

Consulter une demande

Touchez un membre pour ouvrir sa fiche. Elle comporte trois onglets :

• Informations : coordonnées, informations personnelles et adresse, ainsi que l’état du paiement (« L’adhésion est payée. » ou « L’adhésion n’est pas encore payée. ») ;
• Règlement : la Méthode (En ligne, Chèque bancaire ou Virement bancaire) et le Montant ;
• Formulaire : toutes les réponses au formulaire d’adhésion, y compris les fichiers déposés.

Valider une demande

1. Ouvrez la demande depuis l’onglet En cours.
2. Vérifiez le paiement dans l’onglet Règlement. Pour un chèque ou un virement, assurez-vous de l’avoir reçu (le virement porte le code indiqué au membre).
3. Appuyez sur Valider la demande.
4. Si l’adhésion n’est pas encore marquée comme payée, un message prévient que la validation la marquera automatiquement comme payée. Confirmez avec OK.

À la validation, l’application :

• passe l’adhésion dans l’onglet Valides et indique « Adhésion validée par » avec votre nom et la date ;
• génère une facture PDF et l’envoie au membre par email, avec une notification de félicitations ;
• enregistre une recette « Adhésion » avec la facture dans la comptabilité du club.

Refuser une demande

1. Ouvrez la demande et appuyez sur Refuser la demande.
2. Si le membre a payé en ligne, activez Rembourser l’adhésion ? pour demander son remboursement.
3. Dans Expliquer la raison du refus, rédigez le message destiné au membre.
4. Appuyez sur Envoyer.

Le membre reçoit une notification et un email avec la raison du refus. La demande disparaît de la liste et le membre peut en déposer une nouvelle.

Retirer un membre validé

Ouvrez le membre dans l’onglet Valides et appuyez sur Supprimer. Deux choix sont proposés :

• Supprimer l’accès : le membre perd l’accès au club dans l’application, mais son adhésion reste enregistrée sur la saison ;
• Supprimer totalement l’adhésion : l’adhésion est supprimée et le membre n’apparaît plus dans la liste ; s’il n’a pas d’autre adhésion validée sur la saison, il perd aussi l’accès au club.

Dans les deux cas, la personne perd aussi ses rôles de gestionnaire ou de gestionnaire d’adhésion.

Gérer les membres « Pas à jour »

Les membres qui n’ont pas renouvelé leur adhésion restent membres du club et gardent leur accès. Depuis l’onglet Pas à jour :

• Inviter (barre d’actions) leur envoie une invitation à rejoindre la saison ;
• en touchant un membre puis Supprimer, vous lui retirez l’accès au club.

Exporter la liste

Le bouton Exporter (Excel) de la barre d’actions télécharge la liste complète de la saison. Voir Comment exporter la liste des membres dans Excel ?.