Comment gérer les inscriptions à un événement ?

Une fois l’événement publié, chaque membre invité répond avec Accepter ou Refuser l’invitation depuis la fiche de l’événement. Les responsables suivent les réponses dans Réponses des membres et règlent les conditions d’inscription (clôture, places, fonctions, paiement) dans Modifier > Inscriptions.

Régler les conditions d’inscription

1. Sur la fiche de l’événement, appuyez sur Modifier, puis ouvrez Inscriptions.
2. Date de clôture avant le début de l’événement : choisissez Jamais ou un délai de 1 heure à 7 jours avant le début. Passé ce délai, la fiche affiche Inscriptions clôturées.
3. Limiter le nombre de places : activez l’option et indiquez le Nombre de places. Quand il n’en reste plus, l’événement est Complet.
4. Limiter à certaines fonctions : activez l’option et choisissez les Fonctions concernées. Seuls les membres ayant ces fonctions voient l’événement et sont invités (voir Comment attribuer des fonctions aux membres du club ?).
5. Type d’inscription : Gratuit, Inscription payante, Avec un pack ou Payante ou avec un pack (voir plus bas).
6. Appuyez sur Sauvegarder.

Inscription payante ou avec un pack

• Inscription payante : indiquez le Prix. Le membre paie en ligne au moment d’accepter l’invitation.
• Avec un pack : choisissez le Type d’événement du pack. Chaque inscription consomme une séance d’un pack acheté par le membre dans la boutique du club (voir la boutique du club).
• Payante ou avec un pack : le membre utilise son pack s’il en a un, sinon il paie le prix.

Pour le paiement en ligne, choisissez la Facturation des coûts : Payé par le compétiteur (les frais s’ajoutent au prix, le club reçoit le montant complet) ou Offert par l’organisateur (les frais sont inclus dans le prix). Les frais sont de 1 € pour un montant de moins de 15 € et de 8 % au-delà, calculés sur le panier et non sur chaque inscription. Le montant des inscriptions est reversé au club dans les 7 jours suivant l’événement.

Répondre à une invitation (côté membre)

1. Ouvrez l’événement depuis le Calendrier ou depuis la notification d’invitation.
2. Appuyez sur Accepter pour vous inscrire, ou Refuser l’invitation pour indiquer votre absence.
3. Selon le type d’inscription :
   • gratuite : l’inscription est immédiate ;
   • avec un pack : confirmez avec Utiliser mon pack. S’il ne vous reste plus de séance, l’inscription est refusée : achetez un nouveau pack dans la boutique du club ;
   • payante : appuyez sur Payer l’inscription et réglez en ligne.

Votre réponse s’affiche en haut de la fiche (Invitation acceptée., Invitation refusée. ou Invitation non répondue.). Vous pouvez changer d’avis tant que l’événement n’est pas passé ; après la clôture des inscriptions, seul le refus reste possible. Si vous refusez après avoir payé, vous êtes remboursé sous quelques jours.

Sur mobile, l’application propose d’ajouter l’événement à votre agenda après l’inscription ; le bouton Calendrier de la fiche télécharge aussi le fichier d’agenda.

Suivre les réponses (côté club)

La fiche de l’événement affiche le nombre de Présents (et les places restantes si le nombre est limité). Dans l’onglet Membres, la section Réponses des membres liste chaque membre avec son statut : accepté, refusé ou sans réponse.

• Relancer renvoie une notification à tous les membres qui n’ont pas encore répondu (confirmez avec Envoyer des notifications).
• L’icône de suppression à côté d’un membre inscrit annule son inscription (Annuler l’inscription). Si un paiement a été fait ou un pack utilisé, il est annulé.

Inscrire des personnes extérieures au club

Si le club autorise les non-membres (Gérer le club > Configuration > Événements > Permettre aux non membres de s’inscrire aux événements ?), partagez le lien public de l’événement avec le bouton Partager de sa fiche. Sur la page publique, la personne appuie sur Accepter l’invitation, saisit son nom et son prénom, et apparaît dans les réponses avec la mention Non membre.

Cette inscription simplifiée ne fonctionne que pour les événements gratuits : pour un événement payant ou avec un pack, la page publique invite la personne à adhérer au club (Rejoindre le club).

Discuter de l’événement

Le bouton Discuter de la fiche ouvre une discussion consacrée à l’événement, ouverte à tous les membres du club (voir Comment utiliser les discussions du club ?).